주주는 영업시간 내에 이사회 의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다(상법 제391조의3 제3항).
다만 회사는 위 청구를 거절할 수 있으며, 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회 의사록을 열람하거나 등사할 수 있다. 주주에게 의사록의 열람 및 등사권을 인정하는 이유는 회사의 주인인 주주에게 회사의 경영감독권을 부여해 부당한 경영진의 결정으로부터 회사와 주주를 보호하기 위한 것이다.
이와 관련된 최근의 사례(대법원 2014. 7. 21 2013마657결정)를 소개한다. 乙법인이 甲엘리베이터 주식회사와 사이에 甲회사의 엘리베이터 사업부문을 분리해 경영권을 취득할 의향서를 체결했다가 이를 해제한 후, 甲회사의 지분 35%를 확보했다.
한편 H그룹의 지주회사격인 甲회사는 H그룹 전체의 경영권 확보를 위해 H상선(주)에 대한 경영지배 차원에서 H상선 주식을 기초자산으로 한 파생상품계약을 체결했다. 이로 인해 甲회사는 큰 손실이 발생할 위험에 처했고, 자금준비 없이 H건설(주) 인수에 참여했다가 우선협상자 지위까지 상실했다.
乙법인은 甲회사의 이사들이 체결한 파생상품계약의 정당성 여부, H건설 인수에 참여했다가 실패한 이사들의 책임유무를 따져보기 위해 甲회사를 상대로 이사회 의사록 열람 및 등사를 청구했다.
이에 甲회사는 乙법인이 甲회사 주식지분의 35%를 취득했고, 甲회사에게 H상선의 경영권 확보를 도와주는 대신 甲회사의 엘리베이터 사업부문을 인수하고 싶다는 제안서를 보내는 등 제반 정황으로 볼 때, 乙법인이 주주의 지위를 이용해 甲회사로부터 엘리베이터 사업부문을 인수하거나 이와 관련된 협상에서 유리한 고지를 차지하기 위한 목적, 즉 적대적 인수합병(M&A)을 위해 의사록 열람 및 등사를 부당하게 청구했다며 거절했다.
원심법원은 파생상품계약으로 인한 손실은 이미 공시돼 있기 때문에 이사회 의사록을 열람하지 않아도 확인할 수 있고, 乙법인이 甲회사에 대한 적대적 M&A 시도를 지속적으로 진행해 온 점을 고려해 이사회 의사록의 열람·등사청구는 경영감독 목적에서 벗어나는 부당한 행위하고 결정했다.
그러나 대법원은 甲회사가 H상선의 사업부진과 주가하락으로 대규모 손실을 보고 있는 상황에서 H상선 주식을 기초자산으로 한 파생상품계약을 체결·유지하면서 큰 손실을 입었고, 甲회사가 H건설의 인수입찰에 참여하면서 납입한 막대한 입찰보증금의 일부가 몰수될 상황에 처해 있는 점, 파생상품계약 체결의 찬성 이사를 확인하려면 이사회 의사록을 열람할 필요가 있다고 판단했다. 즉 甲회사에게 손해를 입힌 이사들을 상대로 한 대표소송의 제기 및 이사해임의 청구를 위해서는 이사회 의사록의 열람·등사청구는 필요하다며 원심결정을 파기 환송했다.
이 사건은 乙법인이 甲회사의 엘리베이터 사업부문 인수에 필요한 지위를 차지하려는 의사를 가지고 있더라도, 甲회사의 이사들이 위험한 파생상품계약을 체결하거나 무리한 기업인수 작업에 참여해 회사에 손해를 끼친 사실이 있다면, 주주인 乙법인에게 의사록의 열람 및 등사를 청구할 권원이 있다는 것을 확인해 준 사례다.
